Pragurile care impun alegerea obligatorie a uneia dintre cele sapte proceduri de mai sus sunt de minimum 30.000 euro pentru contractele de furnizari si servicii (de exemplu: furnizare hartie copiator, combustibil auto, servicii curatenie, service echipamente IT etc) sau de 100.000 de euro pentru contractele de lucrari (lucrari pentru reparatie fatada sediu primarie, lucrari de reparare drum comunal etc.)

Sub aceste praguri, organismele statului pot recurge la achizitie directa, in baza unei proceduri proprii.

• Doua acte normative reglementeaza achizitiile publice din Romania:

- OUG 34/2006 https://www.freedomhouse.ro/ISEC/index.php/legislatie/legislatie-nationala/item/334-oug-34-2006 care transpune Directiva nr. 2004/18/CE privind coordonarea procedurilor de atribuire a contractelor de lucrari, de furnizare si de servicii si Directiva nr. 2004/17/CE privind coordonarea procedurilor de achizitie aplicate de entitatile care opereaza in sectoarele apa, energie, transport si servicii postale;

- HG nr. 925/2006 https://www.freedomhouse.ro/ISEC/index.php/legislatie/legislatie-nationala/item/165-hotararea-guvernului-nr-925-2006 ce contine norme de aplicare a OUG 34/2006.

Printre exceptiile de la aplicarea OUG nr. 34/2006 se numara achizitiile publice atribuite ca urmare a unui acord international incheiat in conformitate cu prevederile Tratatului cu state care nu sunt membre ale Uniunii Europene, a unui acord international referitor la stationarea de trupe, a aplicarii unei proceduri specifice unor organisme si institutii internationale.

Inca din momentul determinarii obiectivelor sale, autoritatea contractanta - primarie, consiliul judetean, spital, minister, inspectorat scolar, unitate militara, regie autonoma, ori companie nationala - trebuie sa fie interesata in atribuirea contractului intr-un mediu concurential unui operator viabil, care este capabil sa duca la bun sfarsit investitia.

In baza unor cerinte minime de calificare, va trebui intai sa selecteze din multitudinea de firme pe acelea care au capacitatea economica, tehnica si profesionala de a realiza contractul. Dupa aceasta faza de filtrare a firmelor, autoritatea contractanta, prin comisia de evaluare, va trece la cea de a doua etapa a procedurii de atribuire: de analiza/ dialogare/ negociere (functie de caracteristicile achizitiei) a aspectelor tehnice, financiare si juridice ale ofertelor preliminare. In urma stabilirii operatorilor ce pot satisface necesitatile autoritatii, se va derula ultima faza, de evaluare a ofertelor finale. Numai asupra celor declarate ÊadmisibileÊ se va aplica criteriul de atribuire stabilit inca de la initierea procedurii: pretul cel mai scazut ori oferta cea mai avantajoasa din punct de vedere economic (in cazul acestui ultim criteriu, se pot utiliza ca factori de evaluare a ofertei, alaturi de pret: caracteristici tehnice, calitative, functionale, de mediu, termen de livrare sau de executie, alte elemente considerate semnificative a aduce avantaje).

Pentru a cunoaste modul de alegere a procedurii este necesar a cunoaste atat mecanismul de functionare al procesului de achizitie, cat si diferentele dintre procedurile specificate la art. 18 din ordonanta.

O prima diferenta intre procedurile de achizitie este data de etapele ce trebuie parcurse: de selectarea a operatorilor economici, de dialogare cu firmele si de evaluare a ofertelor, rezultand trei categorii:

- proceduri cu selectarea candidatilor si dialogare cu acestia, derulate "in trei timpi":

1) etapa de selectare a firmelor ce indeplinesc cerintele minime impuse; acestea isi depun initial doar candidatura, formata din dovezile de respectare a cerintelor; la finalul analizei, comisia de evaluare va intocmi un "Raport intermediar", in care va consemna candidatii selectati si candidatii respinsi;

2) etapa de dialog/negociere: doar candidatilor selectati la etapa anterioara li se transmite invitatia de a participa la a doua etapa, de depunere a unei oferte preliminare. In aceasta faza are loc identificarea solutiilor apte sa raspunda necesitatilor autoritatii contractante, stabilirea tuturor aspectelor tehnice, financiare si juridice ale viitorului contract. Etapa se finalizeaza cu invitarea acestor participanti sa depuna o oferta finala (propunerea tehnica si financiara).

3) etapa de evaluare a ofertelor finale: de stabilire a ofertelor ce corespund tuturor exigentelor autoritatii contractante (declarate "admisibile") si de aplicare a criteriul de atribuire.

Acest tip de procedura "in trei timpi" (ce contine etapele de selectare a candidatilor si de dialogare/negociere) este indicata cand nu se pot identifica specificatiile tehnice, nu se pot stabili conditiile financiare si/sau juridice ale viitorului contract. De aceea, autoritatea trebuie sa poarte un dialog, sa negocieze acele aspecte cu operatorii selectati. In aceasta categorie regasim trei proceduri: negocierea cu publicarea prealabila a unui anunt de participare, negocierea fara publicarea prealabila a unui anunt de participare si dialogul competitiv.

- proceduri cu selectarea candidatilor, derulate "in doi timpi":

1) etapa de selectare a firmelor ce indeplinesc cerintele minime impuse; acestea isi depun initial doar candidatura, formata din dovezile de respectare a cerintelor; la finalul analizei, comisia de evaluare va intocmi un "Raport intermediar", in care va consemna candidatii selectati si candidatii respinsi.

2) etapa de depunere a ofertelor: doar candidatilor selectati la etapa anterioara li se transmite invitatia de a depune oferta (propunerea tehnica si financiara). Dupa stabilirea ofertelor admisibile se va aplica criteriul de atribuire.

Acest tip de procedura, cu etapa de selectare a candidatilor se recomanda doar in anumite domenii, unde exista un numar foarte mare de potentiali ofertanti. Autoritatea isi propune ca etapa a doua de analiza a ofertelor (a propunerilor tehnice si financiare) sa fie parcursa cu un numar mai mic, bine-selectat de firme. In aceasta categorie se inscrie licitatia restransa.

Procedurile derulate intr-o singura etapa sunt: cererea de oferte si licitatia deschisa. In acest caz, firmele trebuie sa depuna inca de la inceput oferta (propunerea tehnica si financiara) si dovezile de indeplinire a cerintelor minime de calificare. Comisia va analiza toate documentele depuse, fara a intocmi un raport intermediar de eliminare din competitie a ofertantilor. Numai ofertantii admisibili vor participa la faza de aplicare a criteriului de atribuire.

A doua diferenta dintre proceduri este data de valoarea estimata a achizitiei.

1) Pana la valorile de 30.000 euro pentru furnizare/servicii si 100.000 euro pentru lucrari, autoritatea contractanta poate cumpara in mod direct, fara a derula vreuna dintre procedurile impuse de ordonanta. Beneficiarul acestora trebuie insa sa intocmeasca proceduri, reguli proprii, pe baza carora persoanele responsabile cu achizitiile sa cunoasca modul de realizare a cumpararilor directe.

2) Peste pragul prevazut (30.000/ 100.000 euro), Êautoritatea contractanta poate aplica procedura de cerere de oferte in cazul in care valoarea estimata, fara TVA, a contractului de achizitie publica este mai mica decat echivalentul in lei al urmatoarelor praguri:

1. pentru contractul de furnizare: 130.000 euro;

2. pentru contractul de servicii: 130.000 euro;

3. pentru contractul de lucrari: 5.000.000 euro.Ê

De asemenea, in aceste intervale (30.000 - 130.000) euro pentru furnizare/servicii si (100.000 euro - 5.000.000) euro pentru lucari, autoritatea poate derula oricare din urmatoarele proceduri: licitatie deschisa, licitatie restransa, negociere cu/fara publicarea prealabila a unui anunt de participare, dialog competitiv sau concurs de solutii.

3) Peste pragul de 130.000/5.000.000 euro pentru furnizare/ servicii/lucrari, autoritatea nu mai are dreptul de a aplica cererea de oferte, dar poate alege intre licitatie deschisa, licitatie restransa, negociere cu/fara publicarea prealabila a unui anunt de participare, dialog competitiv, concurs de solutii.

Aplicarea celor mentionate la punctele 2 si 3 se va realiza in circumstantele specificate de legiuitor in dreptul fiecarei proceduri.

Caracteristicile fiecarei proceduri la care poate apela un organism al statului:

1. cumparare directa:

• valoarea estimata a contractului: nu depaseste 30.000 euro pentru contracte de furnizare si servicii si 100.000 euro pentru lucrari;

• nefiind instituita de OUG nr.34/2006, se va aplica o procedura elaborata de initiator;

2. cerere de oferta:

• valoarea estimata a contractului: intre (30.000 - 130.000) euro pentru contracte de furnizare si servicii si intre (100.000 - 5.000.000) euro pentru lucrari;

• orice operator economic interesat poate depune o oferta;

3. licitatie deschisa

• valoarea estimata a contractului: (30.000 euro- nelimitat) pentru furnizare si servicii si (100.000 euro- nelimitat) pentru lucrari;

• orice operator economic interesat poate depune o oferta;

4. licitatia restransa

• valoarea estimata a contractului: (30.000 euro- nelimitat) pentru furnizare si servicii si (100.000 euro- nelimitat) pentru lucrari;

• orice operator economic interesat poate depune candidatura;

• numai candidatii selectati au dreptul de a depune oferta;

5. dialogul competitiv

• valoarea estimata a contractului: (30.000 euro- nelimitat) pentru furnizare si servicii si (100.000 euro- nelimitat) pentru lucrari;

• se poate aplica daca se indeplinesc, in mod cumulativ, urmatoarele conditii:

a) contractul in cauza este considerat a fi de complexitate deosebita;

b) aplicarea procedurii de licitatie deschisa sau restransa nu ar permite atribuirea contractului de achizitie publica (autoritatea contractanta nu poate defini, din motive obiective, specificatiile tehnice atingerii obiectivului, nu are capacitatea de a stabili conditiile financiare ori juridice ale proiectului)

• orice operator economic interesat poate depune candidatura;

• doar candidatii admisi sunt invitati la dialog cu autoritatea contractanta, in scopul identificarii uneia sau mai multor solutii apte sa raspunda necesitatilor sale;

• pe baza solutiilor identificare, candidatii vor elabora oferta;

6. negociere cu publicarea prealabila a unui anunt de participare

• valoarea estimata a contractului: (30.000 euro- nelimitat) pentru furnizare si servicii si (100.000 euro- nelimitat) pentru lucrari;

• numai in situatiile speciale:

  • de la art.110 din OUG nr.34/2006, cea mai des invocata fiind Êatunci cand, in urma aplicarii licitatiei deschise, licitatiei restranse, dialogului competitiv sau a cererii de oferte, nu a fost depusa nicio oferta sau au fost depuse numai oferte inacceptabile ori neconformeÊ;

  • de la art. 250 din OUG nr.34/2006, de atribuire a unui contract in scopul efectuarii unei activitati relevante in sectoarele de utilitate publica: apa, energie, transport, posta.

• orice operator economic interesat poate depune candidatura;

• doar candidatii admisi sunt invitati la etapa de negociere a clauzelor contractuale inclusiv a pretului;

• in cadrul negocierii se determina toate aspectele tehnice, financiare si juridice ale viitorului contract;

7. negociere fara publicarea prealabila a unui anunt de participare

• valoarea estimata a contractului: (30.000 euro- nelimitat) pentru furnizare si servicii si (100.000 euro- nelimitat) pentru lucrari;

• numai in situatiile speciale:

  • de la art.122 sau 252 din OUG nr.34/2006, cele mai des invocate fiind

  • "ca o masura strict necesara, atunci cand perioadele de aplicare a licitatiei deschise, a licitatiei restranse, a negocierii cu publicarea prealabila a unui anunt de participare sau a cererii de oferte nu pot fi respectate din motive de extrema urgenta, determinate de evenimente imprevizibile";

  • aparitia unor circumstante imprevizibile,

• doar anumiti operatori economici sunt invitati sa depuna o oferta preliminara si invitati la negociere;

• in cadrul negocierii se determina toate aspectele tehnice, financiare si juridice ale viitorului contract;

• dupa ultima runda de negociere, ofertantii sunt invitati sa depuna oferta finala, ulterior urmand etapa de aplicare a criteriului de atribuire

8. concurs de solutii

• valoarea estimata a contractului: (30.000 euro- nelimitat) pentru furnizare si servicii si (100.000 euro- nelimitat) pentru lucrari;

• se aplica indeosebi in domeniul amenajarii teritoriului, al proiectarii urbanistice si peisagistice, al arhitecturii sau in cel al prelucrarii datelor, un plan sau un proiect, prin selectarea acestuia pe baze concurentiale de catre un juriu, cu sau fara acordarea de premii.

Cunoscand toate acestea, autoritatea trebuie sa-si defineasca, in mod corect si complet, investitia, cumuland intr-o documentatie de atribuire:

- caracteristicile tehnice ale obiectivului,

• valoarea viitorului contract,
  - cerintele pe baza carora va realiza selectarea firmelor,
  - criteriul de atribuire a contractului,
  - clauzele ce vor guverna viitorul contract.
  

Analiza realizata de Ec. Ecaterina Milica Dobrota - membru al Asociatiei Nationale a Specialistilor in Achizitii Publice, speaker in  cadrul proiectului "Fighting Public Procurement Criminality. An Operational Approach".